Procédures à mener pour comptabiliser les opérations liées aux fichiers clients d’une entreprise en Belgique
Toute entreprise a le choix d’acheter ou non des fichiers de clients à d’autres structures. Elle peut aussi créer elle-même ces données. En général, une structure regroupe ces listes d’abonnés ou de clients dans des bases de données. Comme toutes les autres activités au sein d’une entreprise, ces données feront l’objet d’une saisie comptable particulière. Le présent article aborde en effet ce sujet en vous montrant les étapes à suivre pour procéder à la comptabilisation des fichiers clients.
Tenir compte des fichiers clients acquis
L’achat des fichiers clients marque pour une entreprise l’appropriation de quelques immobilisations incorporelles. En effet, ces données répondent aux exigences fixées par les règlements comptables pour être traitées.
Chaque fichier client doit être identifiable, leur valeur doit être mesurable et il doit engendrer des profits pour l’entreprise. Tous les fichiers clients obtenus par la structure peuvent être pris en charge par un comptable à Saint-Gilles, Watermael-Boitsfort, Bruxelles ou à Ixelles. Ce dernier peut traiter ces informations par une écriture comptable particulière.
Le comptable peut débiter les fichiers clients dans le débit des comptes :
- 208 sur les autres immobilisations incorporelles
- 44562 associé à la TVA déductible sur immobilisations
En échange, il doit créditer le compte 404 concernant le compte fournisseur de la société.
Prendre en considération les fichiers clients fournis à l’intérieur de l’entité
Contrairement, aux listes et bases de données achetées, les fichiers clients créent en interne ne suivent pas les conditions encadrant les immobilisations. Toutes les dépenses engagées par une entité doivent, par conséquent, être laissées dans le compte des charges.
Bien évidemment, ces frais sont encadrés par les règles de droit commun. Aussi, ils peuvent conduire à l’enregistrement comptable de toutes les charges constatées d’avance. La plupart du temps, ce sont les charges liées à la création et à l’émission des cartes réponses publicitaires sont les plus concernées en vue de recueillir un large nombre d’adresses e-mail.
Comptabiliser l’amortissement ou la dépréciation des fichiers d’abonnés
À la fin de l’exercice comptable, il se pourrait que le comptable à Saint-Gilles puisse modifier certaines données. Notamment, il peut retraiter certains fichiers clients qui feront l’objet soit d’une dépréciation, soit d’un amortissement sous certaines conditions.
Quand l’usage des fichiers clients est fortement réduit surtout dans le temps, les bases de données clients doivent être amorties uniquement sur cette période d’utilisation. Dans ce cas, il s’avère nécessaire que ces listent ne demeurent pas achetés par l’établissement.
Pour traiter l’amortissement des fichiers clients en comptabilité, l’expert du chiffre devrait se sert de divers comptes sur leur base amortissable. À ce titre, il débite le compte 68111 sur les dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles. Il crédite, en contrepartie, le compte 2808 propre aux amortissements des autres immobilisations incorporelles.