Les logiciels de gestion des ressources humaines sont un sujet brûlant d’actualité. L’idée d’utiliser la technologie pour numériser certaines des activités principales des RH existe depuis une vingtaine d’années. Plus récemment, les organisations ont véritablement commencé à bénéficier d’un choix croissant de logiciels sur le marché. Beaucoup de ces programmes offrent des solutions personnalisables et flexibles pour tous les besoins et tous les budgets.
Objectif de l’utilisation d’un logiciel RH
Le logiciel RH est une plate-forme numérique qui permet aux entreprises de gérer les tâches et les processus clés liés à la gestion des employés. Il aide l’équipe à mener à bien ses activités, en ajoutant l’automatisation à des processus qui, autrement, prennent beaucoup de temps et exigent beaucoup de main-d’œuvre.
Questions à poser avant de choisir un logiciel RH
Avant de choisir le système de gestion des ressources humaines (HRMS) de votre organisation, posez-vous les questions suivantes :
- Le système répond-il à mon budget, tant pour les coûts permanents que pour les coûts de mise en œuvre et d’installation ?
- Le système offre-t-il les fonctionnalités clés nécessaires pour résoudre les problèmes ou améliorer l’efficacité de l’équipe RH ?
- Les capacités de reporting du logiciel RH offrent-elles de bonnes variations et options ?
- Le système RH peut-il évoluer avec mon entreprise si nécessaire, en offrant des fonctions supplémentaires et des fonctions évolutives ?
- Le fournisseur du logiciel RH offre-t-il une assistance clientèle complète et facilement accessible pour que je puisse résoudre les problèmes rapidement et m’assurer que je tire le meilleur parti de mon investissement ?
- Existe-t-il suffisamment d’options de libre-service pour les employés et les cadres au sein du système, pour transférer la responsabilité de l’équipe des RH si nécessaire ?
Les 6 caractéristiques incontournables des logiciels RH
Le logiciel de gestion des ressources humaines que vous choisirez sera différent des autres sur le marché en termes de caractéristiques et de fonctionnalités – c’est pourquoi vous devez examiner attentivement les options disponibles avant d’investir. La majorité des systèmes couvrent plus ou moins plusieurs fonctions clés, comme suit :
1. 1. Automatisation du recrutement
Le suivi des différentes parties du processus de recrutement peut être long et fastidieux. Avec un logiciel RH, vous pouvez rapidement créer des tableaux d’affichage des offres d’emploi à partir de modèles, un système de suivi des candidats et simplifier donc la présélection. Vous pouvez ensuite envoyer immédiatement des invitations automatisées à un entretien par courrier électronique, enregistrer les réactions à l’entretien et générer de nouveaux dossiers d’employés avant le début du processus d’intégration.
2. Embarquement
Lorsque vous avez embauché un nouvel employé, il est essentiel de coordonner les activités qui doivent être menées dans les différents services afin de s’assurer qu’il commence à travailler avec vous de manière harmonieuse et agréable. Les logiciels de RH vous permettent d’automatiser votre processus d’intégration et de créer facilement les dossiers des nouveaux employés et de générer des modèles de contrat et de lettre en appuyant sur un bouton.
3. Gestion des performances
Vous pouvez mettre en place des rappels d’évaluation des performances des employés et des cadres afin qu’ils ne manquent pas les réunions d’évaluation. En outre, le logiciel de RH vous permet de rassembler automatiquement les commentaires et les notes objectives et de rendre compte des performances de l’équipe rapidement et facilement grâce à l’administration des avantages sociaux.
4. Gestion des congés
Un grand avantage des logiciels de RH est qu’ils permettent aux employés de demander des congés en ligne et aux responsables de les autoriser numériquement, ce qui accélère considérablement ce qui pourrait autrement être un système de gestion des congés extraordinaire, manuel et exigeant en main-d’œuvre pour toutes les parties.
5. Demandes de congés
Laissez le système coordonner les horaires de travail au sein des services, travailler avec les règles intégrées de votre organisation pour calculer automatiquement les heures supplémentaires et les heures dues, et assurer une couverture adéquate du personnel tout au long de la semaine de travail, ce qui permet de réduire les pénuries de personnel et d’accroître la productivité.
6. Sorties d’employés
Automatiser le processus d’entretien de départ en archivant et en stockant automatiquement les dossiers, en créant des modèles de lettres et de formulaires pour faciliter les processus de départ.