À cette ère où de nombreuses tâches inhérentes à l’activité de l’entreprise se font désormais de manière virtuelle, la numérisation des pièces comptables devient nécessaire. Facilitant la tâche aux collaborateurs, elle optimise aussi la rentabilité de l’entreprise. Apprenez comment l’organiser.

L’organisation de la numérisation des pièces comptables

Que l’on confie sa comptabilité d’entreprise à un tiers expert comme le comptable Saint-Gilles ou s’en occupe soi-même en interne, la numérisation des pièces comptables offre plus d’un avantage. En effet, cette méthode de travail facilite le travail des comptables et favorise même la rentabilité de l’entreprise dans la mesure où elle facilite leur accessibilité et leur archivage. Elle offre aussi un gain de temps inestimable et facilite l’automatisation des calculs et autre tâche relative. Il faut toutefois savoir comment s’y prendre, car elle nécessite un certain coût et risque de faire perdre de l’argent si mal organisé.

Le choix des collaborateurs qui vont s’en occuper

Il convient d’abord de désigner le service qui va s’en charger, les collaborateurs ou autres prestataires pouvant aussi s’en occuper si besoin est.

Par un service spécialement y dédié

Aussi, il est tout à fait possible de confier la numérisation des documents comptables d’une entreprise à un service spécialement créé pour cela. En plus du coût salarial relativement abordable pour cette tâche, cela permet de n’investir que dans un seul matériel, mais de qualité, car rapide et performant. Il en est de même pour le logiciel de reconnaissance d’image à utiliser. Aux responsables administratifs ou comptables de s’assurer ensuite de la qualité des images scannées. Il faut toutefois faire attention aux documents confidentiels qui ne doivent pas tomber entre les mains de tiers malveillants.

par les collaborateurs

Chaque collaborateur peut aussi très bien scanner lui-même les documents de ses clients et en conserver la maîtrise. Cette solution s’avère toutefois moins avantageuse quoique semblant être la plus pertinente. Elle nécessite en effet un investissement conséquent dans des scanners de petite taille alors que moins performants. Cette multiplication des matériels et logiciels utilisés, ainsi que le taux horaire du collaborateur, passés à scanner les documents constitue l’inconvénient majeur de cette méthode.

Par l’externalisation

On peut aussi externaliser la numérisation de ses pièces comptables. On le faisant faire par des cabinets indépendants qui se sont formés dessus. Et il y a aussi qui peuvent se charger de l’archivage des documents numérisés.

Les outils nécessaires

Il faut ensuite passer par l’acquisition du matériel adapté à cette tâche. Plus importante est l’envergure de l’entreprise, plus performant doit être le scanner à utiliser. Selon ses besoins, l’entreprise a ainsi le choix entre le scanner à plat, le scanner portable. Il y a aussi celui à chargeur de document ou l’appareil scanner multifonction.

L’intégrer dans le processus de production

En fonction du processus de fonctionnement du service comptable de l’entreprise, on peut ainsi intégrer cette tâche de numérisation au début, au milieu ou à la fin. Si placée au début, elle facilite l’automatisation de la saisie comptable. Si à la fin, optimise l’archivage des documents pour ne pas garder les papiers.