La plupart des industries ont déjà reconnu que les outils de gestion des workflows font gagner du temps et de l’argent à leurs entreprises, tout en favorisant la conformité et la responsabilité. Cependant, dans le monde de la construction, les entrepreneurs restent coincés dans l’ère pré-internet des systèmes de classement sur papier et des bons de travail faxés. Ils gardent leur emploi du temps en tête, ont un portefeuille rempli de reçus papier et utilisent des copies « à remplir » des contrats et des bons de travail. C’est la méthode « si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas » de la comptabilité et de l’administration. Cependant, ce processus hautement manuel signifie des tonnes de possibilités d’erreur humaine.

Il y a le client qui n’a jamais reçu de reçu parce que les documents originaux de son bon de travail ont été perdus. Il y a le client qui veut que des conditions spéciales soient ajoutées à son contrat, tout cela devant être écrit à la main et ajouté au dos d’un modèle de contrat à l’emporte-pièce – et un millier d’autres choses qui peuvent et vont mal tourner.

Le résultat est remarquable :

Une succession de contrôles quotidiens qui guident la construction du bâtiment et garantissent que les connaissances de centaines, voire de milliers de personnes sont mises à profit au bon endroit, au bon moment et de la bonne manière ».

Pourquoi les responsables de la construction devraient se soucier de l’utilisation des workflow

Nous entendons constamment parler de contractants qui sont fatigués de mémoriser des détails, de corriger des erreurs et de rechercher des documents et des dossiers perdus.

Workflow – spécifiquement personnalisables et automatisés – permettent aux responsables de la construction d’adopter une approche plus « réglée et oubliée » de leur journée, réduisant la gestion et l’administration des projets afin qu’ils puissent se concentrer sur les parties importantes de la gestion d’une entreprise. Voici comment l’automatisation des workflow va révolutionner les processus dans le secteur de la construction.

Réduire facilement le risque d’erreur humaine

Les directeurs de la construction doivent faire face à toutes sortes de risques dans leur secteur d’activité, du point de vue financier et juridique, jusqu’à la protection contre les dommages physiques, pour eux-mêmes et pour leurs entrepreneurs. Ils ont des permis de construire à remplir, des inspections à programmer, des exigences de licence à remplir, des conditions d’assurance à remplir et les documents d’accompagnement qui vont avec chacune de ces pièces. Le processus de délivrance des permis peut facilement s’enliser sans une sorte d’assistance numérique.

Parfois, les exigences relatives à ces documents d’accompagnement sont carrément labyrinthiques. Par exemple, la réglementation de Portland, dans l’Oregon, en matière de permis prévoit toutes sortes de spécifications pour le plan du site inclus, jusqu’à l’échelle et la couleur.

L’automatisation des formulaires

L’automatisation des formulaires, que ce soit par le biais d’un ERP à grande échelle ou d’un petit programme de workflow léger, permet aux professionnels du bâtiment de gagner du temps lorsqu’ils doivent remplir ce genre de demandes très détaillées. C’est juste une chose de moins à mémoriser, et dans un projet de grande envergure, toute l’énergie mentale que vous pouvez conserver est gagnante. Vous pouvez utiliser Process Street pour gérer vos processus de construction habituels et aussi pour automatiser des formulaires et des documents.

L’automatisation des workflow permet aux responsables de la construction de mener à bien un projet rapidement

C’est beaucoup de temps et d’énergie gaspillés pour la saisie de données qui pourraient être supprimés grâce à l’automatisation et à une meilleure efficacité.

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