Un mauvais rapport d’intervention peut avoir un impact négatif, non seulement, sur la relation client, mais également sur l’organisation de travail. Ainsi, le processus de reporting doit être irréprochable. C’est là toute l’importance de se servir d’un carnet de fiche d’intervention. On fait le point.

 Pourquoi utiliser un carnet de fiche d’intervention ?

Dès lors que les interventions s’achèvent, les prestataires proposant des activités d’ordre technique ou encore des services de réparation doivent effectuer des rapports d’intervention. Les agents sur le terrain doivent notamment enregistrer les détails des tâches qu’ils ont accomplies. Pour ce faire, le carnet de fiche d’intervention se présente comme un outil efficace. Également appelé bilan, compte-rendu, rapport ou bien bulletin d’intervention, il comprend plusieurs pages avec des tableaux. Les équipes sur le terrain, l’entreprise employant les agents et les clients trouvent des avantages certains à utiliser un tel outil. D’abord, les techniciens s’en servent pour compter les heures d’exécution de leurs tâches. Il est aussi utilisé pour déterminer immédiatement la date du chantier, la localisation du client et les détails des réalisations antérieures.

Pour la société, utiliser un carnet fiche d’intervention personnalisé permet de suivre l’historique des opérations effectuées par les équipes. Il simplifie bien évidemment le calcul des heures de travail, nécessaire pour établir les factures. Bien plus, la fiche est la preuve attestant du professionnalisme et des bonnes performances de l’entreprise. Côté client, le carnet de rapport d’intervention est utile pour contrôler facilement les tâches réalisées et pour garder trace des informations sur le chantier. En cas de besoin ultérieur, il peut trouver rapidement les coordonnées de la société à contacter. En dernier lieu, le bulletin d’intervention est le meilleur moyen de renforcer une relation de confiance entre le fournisseur et ses clients.

Trois phases pour établir un meilleur compte rendu d’intervention

Pour un meilleur compte rendu d’intervention, la prise de notes doit se faire en amont, au cours et après l’intervention. Avant le chantier, le carnet de fiches sert à organiser le travail. La personne chargée de la planification y reporte les informations importantes concernant les différentes missions des techniciens. Elle y inclut également la localisation du client et ses contacts. Concrètement, le bilan contient la date de rendez-vous, les coordonnées du client, la zone d’intervention, le mode d’accès, les contraintes spécifiques du chantier et les équipements nécessaires. On peut également y noter les pièces jointes comme les schémas ou le plan du site.

Durant le chantier, c’est le chef d’équipe qui utilise le carnet. Celui-ci y informe les opérations effectuées. Bien sûr, il doit y détailler les conditions de travail et la durée de l’intervention. Le statut de la prestation, soit en cours, à continuer ou à abandonner, doit également être mentionné. Il en est de même pour les photos illustratives des travaux réalisés. Pour rassurer le client et favoriser le dialogue, il est essentiel de remplir le bilan avec lui. D’ailleurs, ce dernier peut ajouter quelques notes ou commentaires concernant les prestations. Enfin, il y appose sa signature pour valider les services fournis. Après l’intervention des agents, le rapport permet à la comptabilité d’établir la facture et les bulletins de salaire.