Quand on parle d’archivage, on fait référence à toutes les actions indispensables pour gérer idéalement ses archives. Il est principalement question de rangement, de tri, d’organisation, de classement, de conservation et de sécurisation. Comprenez donc que pour réaliser la gestion de ses archives, plusieurs opérations doivent être effectuées. Sachez aussi que le traitement des documents depuis leur création jusqu’à leur destruction, et le choix du support d’archivage est des démarches à considérer pour gérer parfaitement l’archivage de documents en entreprise, un processus qui est strictement encadré. Notez qu’il y a plusieurs autres choses à savoir pour réussir cette importante démarche. Les lignes suivantes évoquent quelques-unes.
Quels documents sont concernés par l’archivage ?
Divers types de documents sont concernés par l’archivage dans une entreprise. Il y a ceux qui sont en rapport avec son organisation. C’est le cas des documents liés, entre autres, à la gestion du personnel, à la comptabilité, aux clients et aux fournisseurs. L’archivage des données relatives aux organismes de l’impôt ainsi que des structures sociales et celles d’audit est aussi indispensable. L’entreprise doit également miser sur l’archivage des documents nécessaires en matière de contentieux et ceux qui mettent en exergue sa mémoire historique.
L’archivage des documents physiques
Pour procéder à l’archivage papier ou archivage de vos documents physiques, vous devez être bien organisé et utiliser des ressources qualifiées. Cette démarche étant complexe, il est préférable de l’externaliser en vous adressant à un professionnel qui saura définir de bonnes procédures d’archivage. Cette externalisation est bénéfique, car elle permet de ne pas perdre du temps et fait gagner en efficacité. Tout est mis en œuvre pour tracer vos archives. Et la cerise sur le gâteau est que vos informations sont sécurisées de façon optimale. Comprenez que la gestion des documents en entreprise est un métier à part entière. Cela dit, seules les personnes qui ont les compétences pour l’exercer doivent être contactées. Elles doivent avoir de grandes connaissances archivistiques. Aussi, on attend qu’elles fassent preuve d’organisation en sachant élaborer des inventaires exhaustifs et des classements réalistes tout en respectant les normes de qualité. En externalisant l’archivage de vos documents physiques, vous ferez appel à un expert sachant utiliser les meilleurs outils de gestion de l’information. Grâce à ce dernier, vous pourrez accéder directement et en temps réel à vos archives physiques. Ses connaissances logistiques étant nombreuses, il choisira une bonne solution pour le transport sécurisé de vos archives.
L’archivage numérique, une solution moderne
La dématérialisation prend de l’ampleur, car les entreprises possèdent de plus en plus des documents numériques. Ces éléments se trouvent sur leurs ordinateurs et doivent aussi être archivés. Il faut savoir que les documents numériques ont la même valeur que les documents papier. Et donc, l’archivage de ces deux types de document doit se faire en prenant les mêmes précautions. Notez qu’il est plus avantageux pour les grandes entreprises d’archiver numériquement leurs documents compte tenu du fait qu’elles produisent un flux de données particulièrement important. Cette solution permet de faire un stockage à long terme en utilisant des supports sécurisés. L’archivage numérique génère de nombreux avantages, dont le plus en vue est le gain de temps. Aussi, avoir accès à ses archives numériques est plus facile. Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous pourrez les consulter à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile. Toutefois, la mise en place de l’archivage numérique impose en amont l’élaboration d’une bonne stratégie et le respect de certaines normes. C’est pourquoi il est mieux de solliciter un organisme spécialisé pour effectuer ce type d’archivage.
Mixage archivage physique et archivage numérique
Une autre solution très intéressante est de mixer archivage physique et archivage numérique. Cela peut être bénéfique pour votre entreprise. Si vous optez pour une solution d’archivage mixte, la gestion d’une part de votre flux de documents physiques et celle d’une part de votre flux de documents numériques seront assurées. Ce choix est pris par de nombreuses entreprises qui produisent à la fois des documents physiques et des documents numériques, notamment celles du domaine de l’assurance. Les professionnels qui proposent cette prestation font un tri pour déterminer le type de données de leurs clients à archiver de façon numérique et la catégorie devant générer des documents physiques. Quoique pratique, ce mixage peut ne pas convenir à votre secteur d’activité. En contactant une société d’archivage, vous pourrez faire un audit afin de savoir si cette solution vous donnera satisfaction.